Что делает ваш бухгалтер, а за что отвечаете вы?
«Я заплатил бухгалтеру — значит, теперь всё делает он. Если налоговая придет — это его проблемы». Я слышу это от 8 из 10 клиентов. Но есть нюанс: вы — директор или ИП, вы принимаете решения и несете ответственность перед государством. Бухгалтер — ваш помощник и советник, но он не может подписывать документы за вас.
В этой статье разложим по полочкам, кто за что отвечает, разберем 5 частых споров между клиентом и бухгалтером и покажем, как их избежать.
Карта ответственности
Зона клиента (ваша): вы принимаете решения (какую систему налогообложения выбрать, заключать ли контракт), подписываете первичные документы (договоры, акты, счета-фактуры), передаете документы бухгалтеру вовремя (не позднее 5-го числа каждого месяца), оплачиваете налоги и взносы (бухгалтер рассчитывает, платеж совершаете вы), следите за состоянием расчетного счета. Ответственность перед государством (штрафы, пени, блокировка счета, уголовная ответственность) лежит на вас.
Зона бухгалтера: мы ведем бухгалтерский и налоговый учет, рассчитываем налоги и страховые взносы, готовим и сдаем отчетность, консультируем по налоговым вопросам, контролируем сроки, сверяемся с налоговой, восстанавливаем учет в случае ошибок.
Общая зона: мы общаемся регулярно, планируем налоги по крупным сделкам, решаем проблемы совместно.
5 частых споров
Спор №1: «Вы не сдали отчет вовремя!» Клиент принес документы за 2 дня до срока, бухгалтер не успел. Ответственность на клиенте. Решение: закрепить правило передачи документов до 5-го числа.
Спор №2: «Почему я должен платить налог, если денег на счете нет?» Клиент подписал акт, бухгалтер начислил налог. Ответственность на клиенте. Решение: перед подписанием крупных документов звонить бухгалтеру и спрашивать налоговые последствия.
Спор №3: «Вы дали неправильную консультацию!» Бухгалтер дал устный ответ без проверки документов. Решение: письменные консультации даются только после проверки документов, устные — предварительные.
Спор №4: «Почему бухгалтер не сказал подать уточненку?» Бухгалтер проверяет те документы, которые передал клиент. Если документы не все — ошибку не найти. Решение: бухгалтер уведомляет о всех найденных ошибках, клиент принимает решение.
Спор №5: «Почему заблокировали счет?» Клиент не подписал декларацию вовремя. Ответственность на клиенте. Решение: клиент проверяет и подписывает отчеты не позднее чем за 5 дней до срока.
Меморандум о разделении ответственности
Это документ, который подписывают клиент и бухгалтер до начала работы. Он дает вам четкие правила игры, защиту от недобросовестных бухгалтеров, гарантию, что вы не платите за чужую ошибку, и доверительные отношения. Это простой чек-лист из 10 пунктов.
Идеальная схема работы
С 1-го по 5-е число вы передаете документы за прошлый месяц, бухгалтер принимает и проверяет. С 6-го по 15-е бухгалтер обрабатывает данные, рассчитывает налоги, готовит отчеты. С 16-го по 20-е вы проверяете и подписываете отчеты, бухгалтер отправляет их в ФНС, ПФР, ФСС. С 21-го по 25-е вы обеспечиваете наличие денег на счете, бухгалтер напоминает о сроках уплаты. С 26-го по 30-е вы получаете отчет «Пульс» с краткой выжимкой по финансам.
Итог: вы тратите на бухгалтерию не более 2–3 часов в месяц вместо 20–30 часов.
Как проверить бухгалтера за 5 минут
Задайте 5 вопросов. Может ли он предоставить регламент коммуникации? Как проверяет документы перед сдачей отчетов? Что делает, если находит ошибку в прошлых периодах? Как контролирует сроки сдачи отчетов? Несет ли ответственность за штрафы, если просрочка по его вине? Если бухгалтер не готов четко ответить — бегите.
«Я заплатил бухгалтеру — значит, теперь всё делает он. Если налоговая придет — это его проблемы». Я слышу это от 8 из 10 клиентов. Но есть нюанс: вы — директор или ИП, вы принимаете решения и несете ответственность перед государством. Бухгалтер — ваш помощник и советник, но он не может подписывать документы за вас.
В этой статье разложим по полочкам, кто за что отвечает, разберем 5 частых споров между клиентом и бухгалтером и покажем, как их избежать.
Карта ответственности
Зона клиента (ваша): вы принимаете решения (какую систему налогообложения выбрать, заключать ли контракт), подписываете первичные документы (договоры, акты, счета-фактуры), передаете документы бухгалтеру вовремя (не позднее 5-го числа каждого месяца), оплачиваете налоги и взносы (бухгалтер рассчитывает, платеж совершаете вы), следите за состоянием расчетного счета. Ответственность перед государством (штрафы, пени, блокировка счета, уголовная ответственность) лежит на вас.
Зона бухгалтера: мы ведем бухгалтерский и налоговый учет, рассчитываем налоги и страховые взносы, готовим и сдаем отчетность, консультируем по налоговым вопросам, контролируем сроки, сверяемся с налоговой, восстанавливаем учет в случае ошибок.
Общая зона: мы общаемся регулярно, планируем налоги по крупным сделкам, решаем проблемы совместно.
5 частых споров
Спор №1: «Вы не сдали отчет вовремя!» Клиент принес документы за 2 дня до срока, бухгалтер не успел. Ответственность на клиенте. Решение: закрепить правило передачи документов до 5-го числа.
Спор №2: «Почему я должен платить налог, если денег на счете нет?» Клиент подписал акт, бухгалтер начислил налог. Ответственность на клиенте. Решение: перед подписанием крупных документов звонить бухгалтеру и спрашивать налоговые последствия.
Спор №3: «Вы дали неправильную консультацию!» Бухгалтер дал устный ответ без проверки документов. Решение: письменные консультации даются только после проверки документов, устные — предварительные.
Спор №4: «Почему бухгалтер не сказал подать уточненку?» Бухгалтер проверяет те документы, которые передал клиент. Если документы не все — ошибку не найти. Решение: бухгалтер уведомляет о всех найденных ошибках, клиент принимает решение.
Спор №5: «Почему заблокировали счет?» Клиент не подписал декларацию вовремя. Ответственность на клиенте. Решение: клиент проверяет и подписывает отчеты не позднее чем за 5 дней до срока.
Меморандум о разделении ответственности
Это документ, который подписывают клиент и бухгалтер до начала работы. Он дает вам четкие правила игры, защиту от недобросовестных бухгалтеров, гарантию, что вы не платите за чужую ошибку, и доверительные отношения. Это простой чек-лист из 10 пунктов.
Идеальная схема работы
С 1-го по 5-е число вы передаете документы за прошлый месяц, бухгалтер принимает и проверяет. С 6-го по 15-е бухгалтер обрабатывает данные, рассчитывает налоги, готовит отчеты. С 16-го по 20-е вы проверяете и подписываете отчеты, бухгалтер отправляет их в ФНС, ПФР, ФСС. С 21-го по 25-е вы обеспечиваете наличие денег на счете, бухгалтер напоминает о сроках уплаты. С 26-го по 30-е вы получаете отчет «Пульс» с краткой выжимкой по финансам.
Итог: вы тратите на бухгалтерию не более 2–3 часов в месяц вместо 20–30 часов.
Как проверить бухгалтера за 5 минут
Задайте 5 вопросов. Может ли он предоставить регламент коммуникации? Как проверяет документы перед сдачей отчетов? Что делает, если находит ошибку в прошлых периодах? Как контролирует сроки сдачи отчетов? Несет ли ответственность за штрафы, если просрочка по его вине? Если бухгалтер не готов четко ответить — бегите.